نوشتن گزارش کارآموزی برای تکمیل دوره ممکن است ضروری باشد، اما درضمن فرصت مناسبی است تا تجربیاتت را به اشتراک بگذاری. نظم عنصر مهمی در نوشتن یک گزارش خوب است. گزارش به یک صفحهی عنوان که به صورت حرفهای تهیه شده باشد احتیاج دارد، بعد از آن چند بخش مشخص لازم است تا بتوانی به خوبی دورهی کارآموزیات را شرح دهی. گزارش خوب گزارشی است که در آن بهطور دقیق و واضح تجربیاتت را شرح داده باشی.
[ویرایش ]مراحل
[ویرایش ]تهیه صفحهی عنوان و بخشهای مختلف گزارش
- گزارش باید شماره صفحه داشته باشد. دقت کن بجز صفحهی عنوان، شماره صفحه در بالا و سمت راست همهی صفحهها درج شود. در برنامهی ویرایش متن میتوانی با انتخاب گزینهی شماره صفحه از بین گزینههای تسکبار، شماره صفحه را وارد کنی. به این ترتیب بهطور خودکار همهی صفحهها شماره میخورد.[۱]
- شماره صفحه به خواننده کمک میکند تا به راحتی از فهرست مطالب استفاده کند.
- شماره صفحه در نظم دادن به گزارش و اضافه کردن بخشهایی که از آن جاافتاده به تو کمک میکند.
- یک صفحهی عنوان برای گزارشت درست کن. صفحهی عنوان اولین چیزی است که خواننده میبیند. عنوان گزارش را با حروف درشت در بالای آن تایپ کن. یک عنوان تأثیرگذار عنوانی است که به خواننده میگوید در دورهی کارآموزی چه کارهایی انجام شده. اینجا جایی برای شوخی نیست و باید خیلی جدی باشی.[۲]
- مثلاً بنویس: ”گزارش دورهی کارآموزی سرمایهگذاری بانکی در بانک فلان.“
- اگر چیز خاصی به ذهنت نمیرسد همان عنوان کلیِ “گزارش پایان کارآموزی” هم کفایت میکند.
- اسم نگارنده و اطلاعات مربوط به کارآموزی را در صفحهی عنوان وارد کن. تاریخ دورهی کارآموزی را زیر عنوان مطلب بنویس. اسم نگارنده، اسم دانشگاه و اسم هر کس را که در نوشتن این گزارش به تو کمک کرده و مشاوره داده در صفحهی عنوان بیاور. اسم و مشخصات سازمانی که دورهی کارآموزی در آن سپری شده هم باید در این صفحه بیاید.[۳]
- مثلاً “گزارش پایان کارآموزی، بانک فلان، اردیبهشت و خرداد ۱۳۹۷”.
- اطلاعات صفحهی عنوان باید دقیق و مرتب باشند. متن باید دقیقا در وسط بیاید و بین خطوط فاصله باشد.
- تشکر از افراد را در صفحهی بعد بیاور. اسم این صفحه را بگذار ”قدردانی.“ این صفحه جایی است که در آن میتوانی از هر کسی که در دورهی کارآموزی به تو کمک کرده تشکر کنی.[۴]
- میتوانی اسامی مدیر موسسهی آموزشی، سرپرست مستقیم یا همکارانت را در این صفحه ذکر کنی.
- مثلاً ”در اینجا مایل هستم از آقا یا خانم دکتر فلانی برای فراهم کردن این فرصت کارآموزی تشکر کنم.“
- اگر گزارشت طولانی است فهرست مطالب را بیاور. اگر گزارشت بیشتر از ۸ قسمت است داشتن فهرست مطالب مفید خواهد بود. در فهرست مطالب عناوین بخشهای مختلف گزارش را با شمارهی صفحه درج کن. فهرست مطالب به خواننده کمک میکند تا بهراحتی بتواند بخشهای مختلف گزارش را پیدا کند.[۵]
- صفحهی قدردانی باید در فهرست مطالب باشد، ولی نیازی نیست صفحهی عنوان را بیاوری.
- اگر در این گزارش نمودار و ارقام وجود دارد، بهتر است که فهرست دیگری برای آنها تهیه کنی که در آن مشخص شود در کدام قسمت میتوان این اطلاعات را پیدا کرد.
- دربارهی مشروح آنچه در دورهی کارآموزی انجام شده مقدمهی جداگانهای بنویس. پیشگفتار که به آن خلاصه یا چکیده هم میگویند، یک ایدهی اجمالی دربارهی وظایفی که در دورهی کارآموزی انجام گرفته به خواننده میدهد. اینکه کجا کار کردهای و چه کارهایی انجام دادهای. این قسمت باید کوتاه باشد، خلاصهای از کار و تجربهای که به دستآوردهای را فقط در یک پاراگراف بیاور.[۶]
- مثلاً میتوانی با این شروع کنی که ”این گزارش شرح دورهی کارآموزی تابستانی من در فلان سازمان در فلان شهر است. در این مدت من در بخش فنی یا غیره کار میکردم.“
[ویرایش ]بخش اصلی گزارش
- هر بخش از گزارش باید یک عنوان داشته باشد. هر جا لازم است که بخش تازهای را شروع کنی، عنوان جدیدی برای آن بگذار. عنوانها باید توصیفی و توضیحدهنده باشند. عنوان باید در وسط و بالای صفحه و با حروف درشت نوشته شود.[۷]
- مثلاً عنوان یک بخش میتواند این باشد، ”نگاهی اجمالی به بانک سپه.“
- اینها نمونه عناوینی هستند که میتوانی برای بخشها انتخاب کنی، ”مقدمه“، ”نظری اجمالی به دورهی کارآموزی“، و”نتیجهگیری.“
- مقدمه را با اطلاعاتی دربارهی کارفرما شروع کن. مقدمه جایی است که در آن میتوانی موضوعی را که در پیشگفتار به آن اشاره کرده بودی بیشتر بسط بدهی. برای شروع میتوانی در مورد کار کارفرما با جزییات بیشتری حرف بزنی. از خود شرکت بگویی، اینکه چه جایگاهی دارد، چه کاری آنجا انجام میشود و چه تعداد کارمند در این شرکت کار میکنند.[۸]
- مثلاً بنویس، ”این شرکت به مراکز مختلف خدمات خودکار ارائه میکند. این شرکت در زمینهی کاری خودش در ازبین بردن آثار بلایای اقلیمی پیشگام و تقریباً بیرقیب است.“
- حالا دربارهی واحدی که در آن کار کردهای بنویس. هر شرکت یا سازمان از بخشها و قسمتهای مختلف تشکیل شده. باید به واحد خودت با جزییات بیشتری بپردازی.در این بخش از مقدمه میتوانی تجربهی شخصی خودت را بیاوری.[۹]
- مثلاً بنویس”من از اردیبهشت تا خرداد ۱۳۹۷ در بخش مهندسی الکتریک این شرکت، در کنار ۲۰۰ کارمند دیگر به عنوان کارآموز مشغول به کار بودم.“
- یادت باشد که این گزارش از نگاه تو نوشته میشود، درنتیجه باید در جذب خواننده و ترغیب او به خواندن گزارش از روشهای خودت استفاده کنی.
- دربارهی مسؤلیتهایی که در این مدت بر عهدهات بوده بنویس. بنویس در این مدت چه کارهایی انجام دادهای و تا حد ممکن به جزییات وارد شو. حتی وظایفی که به نظر بیاهمیت و روزمره هستند، مثل مرتب کردن یادداشتها یا نامهها، ارزش اضافه کردن به گزارش را دارند.[۱۰]
- مثلا بنویس، ”مسئولیت من در این شرکت لحیمکاری سیمکشیهای برق بود، اما در زمینهی نگهداری قطعات هم کار میکردم.“
- دربارهی چیزهایی که در دورهی کارآموزی یاد گرفتی بنویس. مراحل انجام کار تا رسیدن به نتیجه را شرح بده. چند مثال از تجربیاتی که در این مدت بهدست آوردی بنویس. با توضیح جزییات بنویس که چطور این کارها عملی شدند.[۱۱]
- دربارهی تغییراتی که در این دوره کردهای، نه تنها از نظر شخصی بلکه بهعنوان یک کارمند فکر کن و بنویس.
- بهعنوان مثال میتوانی بگویی ”دراین دوره یاد گرفتم که چطور در یک محیط با افرادی که تفاوتهای زیادی با من دارند ارتباط برقرار کنم”.
- تجربهات از کارآموزی را ارزیابی کن. تو آزاد هستی تا از سازمانی که در آن کار کردهای انتقاد کنی ولی باید تا حد ممکن منصف و بیطرف باشی. باید مثالهای محکمی داشته باشی و تأکیدت روی چیزهایی باشد که یاد گرفتهای و میتوانی در آینده بهکار ببندی. از توهین به افراد خودداری کن.[۱۲]
- مثلا میتوانی بنویسی ”ارتباطات در این شرکت خیلی خوب است و این از نکات مثبت آن است. اما اغلب، سرپرستها در انتقال انتظارات کاریشان خیلی روشن نبودند.“
- از نحوهی اجرای مسئولیتهایت بگو. گزارش را با توضیح دربارهی این تجربه به پایان ببر. عینی باش و از تجربههای مثبت و منفیات بگو. اگر کسی دربارهی کارت بازخوردی داده میتوانی در اینجا آن را نقل کنی.[۱۳]
- مثلا میتوانی بنویسی ”من اوایل خیلی ساکت بودم، اما بعد یاد گرفتم که اگر انتظار دارم که مدیران نظرات من را جدی بگیرند باید محکم و با اعتمادبهنفس باشم.“
- در گزارشت یک بخش ضمیمه داشته باش. این بخش برای یادداشتها، کارهای چاپشده، عکسها، مدارک و هر چیز اضافهای است که میخواهی به گزارش پیوست کنی. کم یا زیاد بودن حجم این ضمیمه، نسبت به وظایفی که در دورهی کارآموزی به عهده داشتهای میتواند متفاوت باشد. ولی به هر حال برای این که خواننده ایدهای از آنچه در این مدت انجام دادهای به دست بیاورد تعدادی از این نمونهها را به گزارشت اضافه کن.[۱۴]
- مثلاً اگر در بخش ارتباطات کار کردهای، نمونهای از خبرها، آگهیها، نامهها یا چیزهایی را که تهیه کردهای به گزارشت اضافه کن.
- اگر چیزی برای اضافه کردن نداری، بد نیست که در یک پاراگراف کوتاه دلیل آن را توضیح بدهی.
[ویرایش ]روشهایی برای نگارش بهتر
- قبل از نوشتن گزارش، یادداشتهایت را به یک شکل منسجم، مرتب کن. پیش از نوشتن بخش اصلی گزارش، مطالبت را به بخشهای مختلف تقسیمبندی کنی. ابتدا یک طرح اولیه روی کاغذ آماده کرده، فهرستی از موضوعاتی که میخواهی در گزارش به آنها اشاره کنی تهیه کن.
- این کار کمک میکند که رشتهی کار از دستت رها نشود. بخشها باید به هم مرتبط باشند و مطالب ریتم مناسبی داشته و اطلاعات تکراری نباشد.
- دستکم باید ۵ تا ۱۰ صفحه بنویسی. در گزارش برای خود آنقدر فضا ایجاد کن که بدون خارج شدن از موضوع بتوانی تمام تجربهات را منتقل کنی. وقتی گزارش زیاد طولانی باشد تمرکز و شفافیت خود را از دست میدهد. یک گزارش خوب نه طولانی است و نه خیلی کوتاه؛ اندازهی متوسط ایدهآل است.[۱۵]
- اما اگر حرف زیادی برای گفتن نداری تا مطلب طولانیتری بنویسی بهتر است گزارشت کوتاه باشد.
- اگر دورهی کارآموزی طولانی بوده و یا اگر مشغول تحصیل برای مدارج عالی هستی، بهتر است که گزارش بیشتر از ۱۰ صفحه باشد.
- تعداد صفحهها و طول گزارش بسته به برنامهی کارآموزی که در آن شرکت کردهای باید تنظیم شود.
- در تمام طول گزارش یک لحن خنثی را حفظ کن. این گزارش یک کار دانشگاهی است و باید مانند کار علمی با آن برخورد کنی. با بیان حقایق و آوردن مثالهای دقیق و مشخص و عینی در بیان تجربیاتت میتوانی تصویر مثبتی از خودت ارائه بدهی. روی آن چه مینویسی فکر کن و سعی کن لحنت انتقادآمیز نباشد.[۱۶]
- مثلاً میتوانی بگویی ”در مدتی که در این شرکت کار کردم شرایط سختی را پشتسر گذاشتم اما چیزهای زیادی یاد گرفتم.“ هیچوقت نگو ”این شرکت بدترین جا برای کار کردن است.“
- یک نمونه از نوشتهی مبتنی بر اطلاعات دقیق این است که مثلا بگویی، ”۷۵٪ سهام بازار متعلق به این شرکت است.“
- موقع توصیف دورهی کارآموزی باید مثالهای مشخص بیاوری. از کلیگویی پرهیز کن. با مثال آوردن از موضوعاتی که دربارهاشان مینویسی میتوانی میزان تجربهات را نشان بدهی. جزییات دقیق و مستدل باعث میشود که خواننده بتواند تصویر درستی از دورهی کارآموزیات به دست بیاورد.[۱۷]
- مثلاً بنویس، ”این شرکت زبالههای شیمیایی را بدون تمهیدات امنیتی بیرون میریخت. کار کردن در آنجا به من حس ناامنی میداد.“
- یا مثلاً بگو، ”سرپرستم من را به یک روستای دورافتاده در سیستان و بلوچستان فرستاد تا از یک نوع جانور عکس بگیرم.“
- نظر خودت را از دید کلی زندگی در گزارش وارد کن. نگرش تو باید فراتر از یک کار مدرسهای و شامل سازمانی که در آن کار میکنی، مردمی که آنجا کار میکنند و جهان در مقیاسی وسیعتر باشد. بینش تو میتواند فراتر از محدودهی کارآموزی باشد. داشتن چنین بینشی نشان میدهد که انسان بالغی هستی.[۱۸]
- مثلا اگر در یک آزمایشگاه کار میکنی میتوانی بنویسی، ”کارمندها در اینجا تمام روز سر پا هستند اما میدانند که مشغول خدمت به مردمند، به همین دلیل هر روز سرشار از انرژی به سر کار میآیند.“
- مثال دیگر این است: ”کار این شرکت زیاد است و کارمندها خوشحالتر خواهند بود اگر شرکت نیروی کار بیشتری جذب کند. این مشکل بسیاری از شرکتها در سراسر کشور است.“
- بعد از نوشتن گزارش آن را بازخوانی کن. وقت بگذار و گزارش را دستکم یکبار به طور کامل بخوان. هر جملهای که خواندن را سخت میکند یادداشت کن. باید هم به محتوای گزارش توجه کنی و هم لحن کلی آن. کل گزارش باید منسجم، بیطرف و برای خواننده شفاف باشد.
- خواندن گزارش با صدای بلند میتواند مفید باشد، یا این که از کسی بخواه آن را بخواند.
- پیش از تحویل گزارش آن را ویرایش کن. شاید لازم باشد که چندین بار به عقب برگردی و چیزهایی را تغییر بدهی. آنقدر آن را بخوان و تغییر بده تا یک متن عالی از کار دربیاید. وقتی خودت از گزارشی که نوشتهای راضی شدی میتوانی آن را به سرپرستت تحویل بدهی تا از تجربیات تو مطلع شود.
- به تاریخ تحویل گزارش توجه کن و گزارش را زودتر بنویس تا وقت کافی برای ویرایش آن داشته باشی.
[ویرایش ]نکات
- برای این که گزارشت حرفهای به نظر برسد میتوانی از کاغد مخصوص رزومه استفاده کنی و آن را در یک کلاسور یا پوشه قرار دهی.
- گزارش را روی یک سمت کاغذ چاپ کن و فونت آن را مثل گزارشهای دانشگاهی ساده انتخاب کن.
- در توصیف دورهی کارآموزی تا حد ممکن باید به جزییات اشاره کنی.
- در حالی که صدای خودت را در طول متن به گوش خواننده میرسانی، بیطرف باقی بمان.
[ویرایش ]منابع
- ↑ http://www.bu.edu/com/resources/current-students/masscom/public-relations-internships/internship-report-format/
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p15.html
- ↑ https://www.cscscholarship.org/internship-final-report-sample.html
- ↑ https://dointernships.com/blog/internship-report-example-guide/
- ↑ http://english.mnsu.edu/techcomm/internshiprpt.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p15.html
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p15.html
- ↑ http://www.bu.edu/com/resources/current-students/masscom/public-relations-internships/internship-report-format/
- ↑ http://english.mnsu.edu/techcomm/internshiprpt.pdf
- ↑ http://www.bu.edu/com/resources/current-students/masscom/public-relations-internships/internship-report-format/
- ↑ https://scholarshipfellow.com/internship-report-internship-report-sample-format-example/
- ↑ http://www.bu.edu/com/resources/current-students/masscom/public-relations-internships/internship-report-format/
- ↑ http://www.bu.edu/com/resources/current-students/masscom/public-relations-internships/internship-report-format/
- ↑ http://english.mnsu.edu/techcomm/internshiprpt.pdf
- ↑ http://www.bu.edu/com/resources/current-students/masscom/public-relations-internships/internship-report-format/
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p15.html
- ↑ https://www.coa.edu/career-services/internship-report-guidelines/
- ↑ https://www.coa.edu/career-services/internship-report-guidelines/
