پس از الکترونیکی شدن سازمان‌ها و تغییر شیوه انجام امور، سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، تصمیم به تغییر در جهت پیشرفت گرفتند. این تصمیم در واقع به منزله‌ی کنار گذاشتن روش‌های سنتی و فیزیکی و جایگزین نمودن روش‌های دیجیتالی جهت انجام امور بود. از جمله این امور می‌توان به نظارت بر مکاتبات اداری، ثبت نامه‌های وارده و صادره و نگهداری اسناد اشاره کرد.
در این میان چندین شرکت با طراحی نرم افزارهای نسبتا مشابه بستر مناسبی برای سازمان‌ها فراهم نمودند. یکی از این شرکت‌ها، شرکت نرم افزاری نرم آوا بود که به سبب تغییرات دیجیتالی، با طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری که یکی از زیرشاخه‌های آن، نرم افزار دبیرخانه بود، مسیر این تغییر و پیشرفت را هموار کرد.
ثبت و بایگانی نامه اداری
دبیرخانه در هر سازمانی موظف به انجام امور مختلفی است که یکی از این وظایف، ثبت و بایگانی نامه‌های اداری است. امروزه، نرم افزار دبیرخانه با امکاناتی که برای سازمان‌ها فراهم کرده است، نامه‌های وارده و صادره را پس از ثبت کردن در سیستم، به صورت خودکار بایگانی می‌کند.
اطلاعات اصلی هر نامه بر حسب نیاز سازمان، توسط نرم افزار ثبت شده، و پس از آن بایگانی می‌شود. همانطور که اشاره شد این اطلاعات بر حسب نیاز سازمان قابل تغییر بوده و این قابلیتی است که نرم افزار دبیرخانه در اختیار کاربران قرار داده است. همین مورد سبب سازگاری این نرم افزار با سازمان‌های مختلف شده است.
گفتنی است که به طور معمول اطلاعات مهم در نرم افزار دبیرخانه به صورت پیش‌فرص ثبت می‌شوند، این اطلاعات عبارت اند از:
- مشخصات دریافت کننده و ارسال کننده اعم از نام و نام خانوادگی و اطلاعات سازمانی
- تاریخ ارسال و دریافت نامه
- موضوع نامه
- پیوست‌ها و رونوشت‌های نامه
- بررسی میزان اهمیت نامهپ
- تعیین دسترسی بر اساس سمت جهت حفظ اطلاعات محرمانه
البته متصدی دبیرخانه موظف است تا بر اموری که توسط این نرم افزار انجام می‌گیرد نیز نظارت داشته باشد؛ تا از وقوع هرگونه خطا جلوگیری شود. متصدی دبیرخانه پس از باز کردن و خواندن بخشی از نامه اداری، آن را در دسته مربوطه قرار داده و میزان محرمانگی آن را نیز مورد بررسی قرار می‌دهد. همچنین در صورت نیاز نامه‌ها را به دیگر بخش‌ها ارجاع خواهد داد.
دریافت و ارسال فکس و ایمیل
نرم افزار دبیرخانه نرم آوا با بهره‌گیری از دو نرم افزار کاربردی دیگر درون خود، یعنی نرم افزار مدیریت فکس و نرم افزار مدیریت ایمیل، سازمان‌ها را از به کارگیری دیگر نرم افزارها بی‌نیاز کرده است. در ادامه به این دو بیشتر می‌پردازیم.
نرم افزار مدیریت فکس
نرم افزار مدیریت فکس، فرآیند ارسال و دریافت فکس را به صورت خودکار انجام داده و بر انجام این امور نظارت می‌کند. برای برخی از امکاناتی که نرم افزار مدیریت فکس در اختیار مدیران و کارمندان سازمان قرار می‌دهد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فکس‌های ارسالی و دریافتی در کوتاه‌ترین زمان قابل مشاهده هستند.
- فکس‌های دبیرخانه بر اساس خطوط تعیین شده به بخش‌های مختلف تقسیم‌بندی و متصل شده‌اند.
- تعداد فکس‌های ورودی و خروجی مشخص شده و بررسی می‌شوند.
- وضعیت فکس‌های ارسالی را می‌توان مشاهده و دنبال کرد.
- می‌توان با ثبت چندین فکس مرتبط، آن‌ها را به صورت یک نامه ارسال کرد.
- از خطوط فاکس‌های متعددی پشتیبانی می‌کند.
- خطوط فاکس جدید را می‌توان از طریق نرم افزار تعریف نمود.
- دسترسی کاربران به فاکس‌های وارده و صادره تعیین و سطح‌بندی می‌شوند.
- فاکس‌های دریافتی خوانده شده و خوانده نشده از یکدیگر به صورت متمایز نشان داده می‌شوند.
نرم افزار مدیریت ایمیل
از طرفی دیگر این نرم افزار، فرآیندهای ارسال و دریافت ایمیل را مشابه نرم افزار مدیریت فکس به صورت خودکار انجام می‌دهد. این نرم افزار نیز با مدیریت ایمیل‌ها امکانات بسیاری به کاربران خود می‌دهد.
بعضی از قابلیت‌های این نرم‌افزار ایمیل عبارت اند از:
- ایمیل‌های دریافتی و ارسالی قابل مشاهده هستند.
- ایمیل‌های هر بخش به صورت خودکار دسته‌بندی و تفکیک می‌شوند.
- مدیران و کارکنان از یک ایمیل سازمانی برای انجام امور خود در سازمان استفاده می‌کنند.
- ایمیل‌های خوانده شده و خوانده نشده قابل مشاهده بوده و از یکدیگر جدا می‌شوند.
- ایمیل‌های دریافتی پس از ورود به عنوان نامه‌های وارده ثبت می‌شوند.
- هشدارهایی می‌توان برای نرم افزار از پیش تعریف کرد.
- این نرم افزار به طور مستقیم به Mail Server متصل می‌شود.
- مدیران و کارکنان می‌توانند از چندین ایمیل برای انجام امور خود استفاده کنند.
- همچنین نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3 ،IMAP ،Smtp و Exchange تنظیم می‌شود.
پروتکل ECE
نرم افزار دبیرخانه تحت وب نرم‌آوا با بهره‌بردن از تبادل الکترونیکی مکاتبات یا پروتکل ECE که یک پروتکل داخلی و ایرانی است؛ شرایط انجام مکاتبات اداری با دیگر سازمان‌ها را فراهم نموده است. پس مکاتبات اداری برون سازمانی با استفاده از این نرم افزار امکان‌پذیر می‌باشد. استفاده از پروتکل ECE از سال ۱۳۸۴ برای اولین بار توسط متخصصان ایرانی جهت رفع مشکلات مکاتبات اداری رونمایی و پس از آن به مرور توسط شرکت‌های مختلف در نرم افزارهای اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار گرفته است.
فرمت معمول نامه‌ها و دیگر اسناد مهم که با استفاده از پروتکل ECE تبادل می‌شوند، XML می‌باشد. نکته‌ای که باید مدیران مدنظر قرار دهند؛ این موضوع است که نیازی به استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری یکسان جهت تبادل اطلاعات میان سازمان‌ها نیست و با هر نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری می‌توان با دیگر سازمان‌ها ارتباط برقرار کرد.
تعریف ایمیل اختصاصی برای تبادل اطلاعات از طریق ECE، برای سازمان‌های ارسال‌کننده و دریافت‌کننده، الزامی است.
چند سازمانی و هلدینگ
مدیران سازمان‌های بزرگ و شرکت‌هایی که دارای شعبات مختلف و زیرمجموعه‌های متعددی هستند، با استفاده از این نرم افزار می‌توانند بر نحوه عملکرد این مجموعه بزرگ با جزئیات نظارت کنند. همچنین انجام مکاتبات اداری میان این شعبات، با استفاده از این نرم افزار امکان‌پذیر است.
اما مهمترین قابلیتی که نرم افزار دبیرخانه در اختیار مدیران قرار می‌دهد، قطعا دسترسی به تمامی اطلاعات به صورت جامع و کامل است که اطلاعات شعبات نیز تفکیک می‌شوند.
یکی دیگر از امکانات ویژه‌ای که این نرم افزار برای سازمان‌ها فراهم نموده است، می‌توان به قابلیت چند امضایی و چند سمتی اشاره کرد. بعضی از کارکنان در هر سازمانی ممکن است چندین سمت در سازمان داشته باشند و این موضوع سبب شده تا برای هر سمت یک امضای جداگانه داشته باشند.
همچنین قابلیت چند امضایی نیز برای نامه‌ها و اسنادی که نیاز به امضا و تایید چندین نفر دارند، بسیار کاربردی است.
نحوه دریافت دمو
شرکت نرم افزاری نرم آوا با فراهم نمودن یک دموی رایگان از نرم افزار دبیرخانه، سبب جلب نظر و اعتماد مشتریان خود شده است. جهت دریافت دمو و ارزیابی این نرم افزار، پس از مراجعه به وب سایت شرکت نرم افزاری نرم آوا، از طریق صفحه نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، فرم درخواست دمو را پر نمایید.
فیلدهای مورد نیاز درخواست دمو نیز شامل نام و نام خانوادگی، شماره تلفن همراه و آدرس ایمیل است. پس از تکمیل فرم، روی گزینه درخواست دمو کلیک کرده تا کارشناسان نرم آوا سریعا با شما تماس حاصل فرمایند.
