یکی از راهکارهای ساخت ایمیل سازمانی، استفاده از خدمات میزبانی یا هاست ایمیل است. همه کسب و کارهایی که وارد دنیای دیجیتال می‌شوند به دنبال راه‌اندازی یک سرویس ایمیل تجاری با آدرس اختصاصی خود هستند. در این مقاله قصد داریم به معرفی هاست ایمیل پرداخته و مزایای خرید آن را بررسی کنیم.
هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل چیست؟
هاست ایمیل، یک سرور میزبانی شده است که به منظور ارائه سرویس ایمیل پیکربندی و راه‌اندازی می‌شود. هاست ایمیل یا ایمیل سرور می‌تواند هم بصورت اختصاصی برای یک کسب و کار پیکربندی شود، هم بصورت اشتراکی توسط چندین کسب و کار مختلف مورد استفاده قرار گیرد. این امکان فراهم است که سرویس ایمیل روی یک یا چند دامنه مختلف و بصورت کاملا مستقل توسط میزبانی ایمیل ارائه شود.
برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی، از هر روش و راهکاری که بخواهیم استفاده کنیم، نیاز به یک دامنه اختصاصی داریم. چرا که نمی‌توان ایمیل رسمی را روی دامنه متعلق به دیگران یا سرویس‌های ایمیل رایگان ایجاد کرد. پس از تهیه دامنه اختصاصی می‌توانیم با تهیه یک هاست ایمیل و انجام تنظیمات کمی در دامنه‌مان، ایمیل تجاری خودمان را راه‌اندازی کنیم.
تفاوت هاست ایمیل با هاست وب سایت چیست؟
خدمات هاست یا میزبانی به طور کلی، مجموعه گسترده‌ای از خدمات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شامل فضای ذخیره‌سازی، پردازشگرها، ابزارها و سرویس‌ها را در بر می‌گیرد. خدمات هاست یا میزبانی معمولا شامل یک سرور مجازی یا سرور اختصاصی با امکانات و فضای ذخیره‌سازی معین است که به یک سیستم‌عامل و برخی نرم‌افزارهای اولیه مجهز شده است. هر مشتری می‌تواند بسته به نیازمندی که در کسب و کار خود دارد، از این خدمات میزبانی استفاده کند.
اما در هاست ایمیل، ما با یک سرویس‌دهنده اختصاصی مواجه هستیم که به صورت ویژه برای ارائه سرویس ایمیل پیکربندی شده است. در نتیجه نمی‌توان در این سرورها خدمات دیگری نظیر وب سایت یا سایر سرویس‌ها را راه‌اندازی کرد. در این سرورها ابزارهای تخصصی لازم برای ارائه سرویس ایمیل حرفه‌ای را فراهم شده است و خدمات پشتیبانی و نگه‌داری آن نیز متناسب با سرویس ایمیل ارائه می‌شود.
نقطه قوت استفاده از خدمات میزبانی ایمیل، این است که ما برای برخورداری از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای نیازی به صرف هزینه بالا و تهیه زیرساخت و امکانات پرهزینه را نداریم. بلکه به اندازه نیازی که کسب و کارمان به سرویس ایمیل دارد، از یک بستر آماده و در عین حال حرفه‌ای استفاده خواهیم کرد. در ادامه با برخی از امکانات اختصاصی که در این سرورها ارائه می‌شود، آشنا می‌شویم.
امکانات اختصاصی میزبانی ایمیل
در سرویس ایمیل تجاری تمرکز بر ارائه یک بستر امن؛ پایدار و در دسترس برای سرویس ایمیل است. به همین دلیل در خدمات ایمیل سرور معمولا در کنار نرم‌افزار ایمیل سرور، ابزارها و خدمات دیگری هم به عنوان سرویس‌های تکمیلی عرضه می‌شود. برخی از این ابزارها عبارتند از:
- ابزارهای امنیتی رمز گذاری ایمیل و امضای دیجیتال ایمیل (S/MIME)
- ابزارهای تشخیص و مدیریت هوشمند Spam یا هرزنامه‌ها
- ابزارهای تشخیص و مدیریت هوشمند ویروس‌های ایمیل
- ابزار Archive/Discovery برای حفظ تمام سوابق و اطلاعات سرویس ایمیل
- ابرازهای Backup یا پشتیبان‌گیری از اطلاعات سرویس ایمیل
- راهکارها و ابزارهای جایگزین برای حفظ پایداری سرویس ایمیل در صورت از کار افتادن یا قطع اجزای مختلف سرویس
هر یک از این قابلیت‌ها برای برخورداری از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای و تخصصی بسیار اهمیت دارد. کسب و کارهایی که اطلاعات رسمی و محرمانه خود را از بستر ایمیل جابجا می‌کنند، با دسترسی به این ابزارها به راحتی می‌توانند از امنیت ارتباطات خود اطمینان داشته باشند.
مزیت خرید هاست ایمیل
با خرید هاست یا میزبانی ایمیل شما به امکانات و خدمات بسیار پیشرفته در سرویس ایمیل خود دسترسی خواهید داشت، بدون این که نیاز باشد خودتان برای نصب و راه‌اندازی این امکانات کاری انجام دهید. استفاده از ایمیل سرور، برای کسب و کارهایی که می‌خواهند روی پیام‌ها و محل ذخیره‌سازی سرویس ایمیل سازمانی خود نظارت و کنترل کامل داشته باشند، گزینه مناسبی است. برخی از مهمترین مزیت‌های استفاده از میزبانی ایمیل عبارتند از:
برخورداری از نرم‌افزار اختصاصی ایمیل
در صورتی که شما تمایل به استفاده از سرویس ایمیل بخصوصی داشته باشید، می‌توانید از بین محصولات مختلفی که در بازار وجود دارد، هاست ایمیلی که نرم‌افزار مورد نظر شما را از قبل راه‌اندازی کرده است، انتخاب و خریداری کنید.
تایید اعتبار فرستنده در میزبانی ایمیل
زمانی که یک ایمیل تجاری ارسال می‌کنیم، انتظار داریم که ایمیلمان حتما به مقصد برسد و در صندوق ایمیل یافت کننده قرار بگیرد. اما لازمه این کار این است که سرور ایمیل ما تائید شده باشد تا توسط دریافت کنندگان ایمیل اسپم نشود. در صورتی که سرور ایمیل ما تائید نشده باشد یا سابقه ارسال پیام‌های اسپم داشته باشد، این احتمال وجود دارد که پیام ما در سرور دریافت کننده اسپم شود و هیچ وقت به مقصد نرسد.
در هاست ایمیل، این امکان وجود دارد که اعتبار دامنه‌مان را توسط راهکارهای تائید اعتبار ایمیل، تضمین کنیم. در نتیجه سرور دریافت کننده پیام ما، پس از بررسی اعتبار دامنه ما، پیام‌های دریافتی را به پوشه inbox مخاطبانمان می‌رسانند.
فضای ذخیره‌سازی بیشتربرای صندوق پست کاربران
ارائه دهندگان ایمیل سرور؛ انعطاف و پویایی بیشتری روی فضای ذخیره‌سازی دارند. با خرید هاست ایمیل، امکان تخصیص فضای ذخیره‌سازی بیشتر برای همه حساب‌های ایمیل یا برخی از حساب‌های ایمیلمان را در اختیار خواهیم داشت.
راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه شخصی
یکی از مهمترین مزیت‌های استفاده از هاست ایمیل؛ امکان تنظیم سرویس ایمیل روی دامنه اختصاصی (یک یا چند دامنه) متعلق به کسب و کارمان است. در نتیجه، می‌توانیم برای هر تعداد دامنه‌ای که داریم، از یک سرور ایمیل برای تبادل پیام‌های کاری خود استفاده کنیم.
کنترل و جلوگیری از اسپم و ویروس‌ها
در هاست‌های ایمیل؛ تنظیماتی انجام می‌شود که به طور بالقوه ایمیل‌های مخرب را قبل از ورود به شبکه مسدود کند. اسکنرهای ضد ویروس معمولا در دروازه‌های SMTP میزبان یا هاست قرار می‌گیرند. همچنین در هاست ایمیل برای مقابله با هرزنامه یا Spamها از مکانیسم‌های مختلفی استفاده می‌شود که به صورت پویا سرورهای ارسال کننده هرزنامه را مسدود می‌کنند.
مستقل شدن سایت و سرویس ایمیل
یکی از مزایای خرید هاست برای راه‌اندازی ایمیل تجاری این است که میزبانی سرویس ایمیل و میزبانی سرویس وب سایت ما را مستقل از یکدیگر نگه می‌دارند. اگر هر دوی آنها در یک بستر میزبانی شوند، این خطر وجود دارد که در صورت از دسترس خارج شدن هاست وب سایت، سرویس ایمیل هم از دسترس خارج شود و ارتباط خود را با مشتریان به طور کامل از دست بدهیم.
ابزارهای پیشرفته ارتباطی
استفاده از میزبانی ایمیل مجموعه ابزارهای بسیار جامع و کاملی را برای مدیریت ارتباطات در اختیار ما قرار می‌دهند. ابزارهای Collaboration یا ارتباط سازمانی، در کنار سرویس ایمیل؛ مجهز به خدماتی نظیر تقویم یکپارچه سازمانی، ابزار مدیریت وظایف، ابزارهای مدیریت و سازماندهی خودکار پیام‌ها و امکان استفاده از فضای ابری برای اشتراک‌گذاری مستندات هستند. همه این موارد را می‌توان در یک سرویس ایمیل پیشرفته در اختیار داشت.
امکان تعریف آدرس‌های متعارف
زمانی که راه‌اندازی سرویس ایمیل تجاری یک کسب و کار از طریق خرید هاست ایمیل انجام شود، می‌توانیم با تعریف ایمیل روی دامنه اختصاصی، حساب‌های کاربری متعارفی نظیر ایمیل info، ایمیل sales، ایمیل support و … را تعریف کنیم تا مخاطبان ما بتوانند پیام خود را بدون واسطه به دست تیم مورد نظرشان برسانند.
هزینه تمام شده کمتر
زمانی‌که از هاست ایمیل برای راه‌اندازی سرویس ایمیل استفاده می‌کنیم، تنها هزینه سرویس ایمیل را پرداخت می‌کنیم و نیازی به پرداخت هزینه خدمات دیگر هاست که مورد استفاده ما نیست، نداریم. خصوصا در صورتی که هاست ایمیل در بستر ابری ارائه شده باشد، این امکان وجود دارد که به اندازه نیاز جاری کسب وکارمان سرویس را خریداری کنیم و در صورت نیاز در آینده، آن را گسترش دهیم.
سرویس ایمیل ابری
سرویس ایمیل ابری یک سرویس ایمیل است که در بستر ابر راه‌اندازی و ارائه شده است. ایمیل ابری، یک سرویس کاملا آماده است که می‌توانیم با خرید آن، سرویس ایمیل تجاری خود را در کوتاه‌ترین زمان روی دامنه کسب وکار خودمان راه‌اندازی کنیم. به عنوان مثال، سرویس ایمیل ابری اپیک یکی از محصولا شناخته شده در حوزه خدمات ایمیل تجاری است. ایمیل ابری اپیک این امکان را می‌دهد که به تعداد حساب ایمیل مورد نیازمان یک بسته سرویس را در بازه زمانی کوتاه مدت یا بلند مدت خریداری کنیم و قابلیت‌های مختلف آن را شخصی سازی کنیم. مزیت سرویس ایمیل اپیک در مقایسه با سایر محصولات این حوزه، را می‌توان در هزینه تمام شده کمتر به ازای هر حساب ایمیل، برخورداری از ابزارهای اختصاصی -نظیر اپلیکیشن موبایل اختصاصی- و پشتیبانی حرفه‌ای آن است. برای اطلاعات بیشتر در مورد خدمات و قابلیت‌های سرویس ایمیل اپیک، می‌توانید به صفحه خرید ایمیل سازمانی و شرکتی اپیک مراجعه کنید.
نتیجه‌گیری
در این مقاله ضمن معرفی هاست ایمیل و مقایسه آن با سایر خدمات هاست، نقاط قوت و قابلیت‌های آن را بررسی کردیم. همچنین دیدیم که استفاده از ایمیل ابری برای همه کسب و کارها اعم از سازمان‌های بزرگ یا کسب و کارهای کوچک، امکان برخورداری ازسرویس ایمیل تجاری حرفه‌ای را با صرف هزینه کمتر و راه‌اندازی در زمان کوتاه‌تر فراهم می‌کند.
دیدگاهتان را بنویسید